نحوه مدیریت پروژه های کسب و کار (6 روش مدیریت پروژه)

به عنوان یک مدیر، با آگاهی از نحوه مدیریت پروژه های کسب و کار می‌توانید درصد موفقیت را نسبت به رقیبان خود به مقدار چشم‌گیری بالا ببرید. چالش‌های کسب‌وکار جزء جدانشدنی این پروژه‌ها هستند که سعی دارند شما و اهدافتان را از یکدیگر دور کنند! کلید حل تمامی این مشکلات، به‌کارگیری روش‌های مدیریت پروژه در کسب‌وکارتان است.

در صورتی که می‌خواهید بدانید که چگونه پروژه مدیریت کسب‌ و کار ایجاد کنیم و چه روش‌هایی برای انجام این کار وجود دارد، همراه ما باشید. ما در این مقاله از هانا سیستم به بررسی نحوه مدیریت پروژه های کسب و کار می‌پردازیم.

مدیریت پروژه چیست و چرا برای کسب و کارها مهم است؟

هر زمان که بتوانید در یک زمان تعیین شده، با بودجه و منابع‌ مشخص و با کیفیت قابل‌قبول به اهدافی که در پروژه مقرر شده است، دست پیدا کنید؛ توانسته‌اید مدیریت پروژه خود را به خوبی انجام دهید. در واقع نحوه مدیریت پروژه های کسب و کار بر برنامه‌ریزی و اجرای یک پروژه متمرکز است که مجموعه‌ای از فعالیت‌های اولیه تا کنترل و اتمام پروژه را دربرمی‌گیرد.

داشتن چشم‌انداز کلی درباره یک پروژه، برنامه‌ریزی اصولی و اجرای دقیق آن، هم برای کسب‌وکار و هم برای مشتریان آن پروژه، منافعی را به همراه خواهد داشت که ضرورت اجرای آن را در پروژه‌های کوچک و بزرگ نشان می‌دهد. مزایایی که برنامه ریزی و مدیریت پروژه در محیط کسب و کار دارد، عبارت‌اند از:

• ارائه توضیح روشنی از اهداف پروژه و برنامه‌ریزی بهتر برای آن
• افزایش بهره‌وری
• استفاده حداکثری از منابع در اختیار
• مدیریت بهتر ریسک‌های موجود در مسیر پروژه
• بهبود مدیریت و کنترل کیفیت
• همسو بودن استراتژی سازمان با اهداف بلندمدت
• تسهیل رهبری پروژه
• صرفه‌جویی در هزینه و زمان
• بهبود ارتباطات و تصمیم‌گیری‌ها در خلال پروژه
• نظارت مداوم بر اجرای درست برنامه

 

یک سیستم مدیریت فروش و مشتریان به این منظور طراحی می‌شود تا شما بتوانید امور مربوط به مشتریان و مدیریت فروش خود را به راحتی مدیریت کنید. برای دریافت مشاوره تماس بگیرید.

 

نحوه مدیریت پروژه های کسب و کار

صفر تا صد مدیریت پروژه در کسب‌ و کار، از چندین مرحله تشکیل شده است که اجرای صحیح آن‌ها عاملی است برای رسیدن به مزیت رقابتی در میان سایر کسب‌وکارها در فضای بازار تجارت دنیای امروز.

شروع پروژه کسب‌وکار

هر پروژه کسب‌وکاری باید با تعیین ماهیت کلی پروژه توسط شخص مدیر آغاز شود. از همین رو مدیر باید آگاهی نسبتاً کاملی بر عملیات، وظایف و برنامه‌های موردنیاز، اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت، شرایط مالی و بوجه موردنیاز، توانایی و نحوه کار کارکنان و همچنین نقاط ضعف، قدرت، تهدید و فرصت‌های پیش روی پروژه داشته باشد.

برنامه‌ریزی برای پروژه

در مرحله بعدی، مدیر پروژه باید درباره تمام منابع، هزینه‌ها و وظایف پروژه، برنامه‌ریزی اصولی انجام دهد. برای موفقیت بیشتر، در نظر گرفتن جزئیات پروژه ازجمله: تیم برنامه‌ریزی، تعیین وظایف، سازمان‌دهی منابع، مدیریت ریسک و دریافت مجوزهای لازم برای شروع کار از همان ابتدا اهمیت زیادی دارد.

اجرای پروژه

با برنامه‌ریزی دقیقی که برای پروژه انجام شده است، مدیریت می‌تواند به وسیله آن منابع انسانی و برنامه‌ها را به خوبی با یکدیگر هماهنگ کند تا پروژه به بهترین شکل ممکن انجام شود. در واقع خروجی این مرحله همان نتیجه نهایی پروژه است.

 

سیستم تأمین کنندگان و انبار یکی از ماژول‌های کاربردی و مهمی است که می‌تواند برای مدیریت امور حسابداری کسب و کار شما مفید باشد؛ شما می‌توانید از این سیستم در نرم‌افزار حسابداری هانا به عنوان یک قابلیت کاربردی و مهم استفاده کنید.

نظارت و کنترل بر روند پروژه

در فرایند نحوه مدیریت پروژه های کسب و کار، این مرحله از اهمیت بالایی برخوردار است. به این دلیل که با نظارت دوره‌ای و مداوم، مشکلات احتمالی شناسایی شده و در کمترین زمان ممکن راه‌حل آن‌ها پیدا خواهد شد. مدیریت باید مرحله نظارت و کنترل روند پروژه را در موارد زیر انجام دهد:

• بررسی فعالیت‌هایی که در حال حاضر در حال انجام هستند.
• کنترل هزینه‌ها و نیروی انسانی
• تحلیل اهداف و دستاوردهای پروژه در مراحل مختلف
• توانایی پیش‌بینی و تصمیم‌گیری آنی
• شناخت و رفع موانع احتمالی پروژه

با بررسی و نظارت در هر مرحله، امکان وجود خطا و مشکلات دیگر در مراحل بعدی تکمیل پروژه به حداقل خواهد رسید. از همین رو این گام از مدیریت پروژه باید به طور دقیق توسط مدیریت و کارکنان مربوطه انجام شود.

تکمیل پروژه

پس از آنکه تمامی مراحل انجام و تکمیل شد، فایل‌ها و اسناد باید بایگانی شوند. در این مرحله مدیر پروژه، به تجزیه و تحلیل موارد زیر می‌پردازد و تجربیات و یافته‌های خود را برای اعمال در پروژه‌های آتی ثبت خواهد کرد:

• بررسی مشکلات و خطرات حین کار
• مقدار سود کسب شده
• برآوردکردن هزینه‌های کل
• مقایسه اهداف اولیه پروژه با دستاوردهای پایان کار

انواع روش‌های مدیریت پروژه

پیاده‌سازی و نحوه مدیریت پروژه های کسب و کار، روش‌ها و رویکردهای متفاوتی دارد که نقش پررنگی در تسهیل انجام پروژه خواهند داشت. برخی از رایج‌ترین روش‌های مدیریت پروژه عبارت‌اند از:

• روش آبشار: یک روش خطی است که به صورت سلسله مراتبی انجام می‌شود. در واقع هیچ مرحله جدیدی شروع نخواهد شد؛ به شرط آنکه مرحله قبلی انجام شود. برخی از مزایا و معایب این روش به شرح زیر هستند:
• کاهش انعطاف‌پذیری پروژه
• برنامه‌ریزی قوی و دقیق مراحل پروژه
• اجرای صحیح هر مرحله
• طولانی بودن روند اجرای پروژه
• فرایند ساده است.
• روش چابک: پروژه‌هایی با مدت‌زمان تحویل کوتاه که امکان سازگاری با تغییرات دیگر را داشته باشند را می‌توان از این روش مدیریت کرد. مزایای استفاده از این روش در مدیریت پروژه‌ها عبارت‌اند از:
• مدیریت شرایط غیرقابل پیش‌بینی
• قابلیت انجام تمام تغییرات درخواستی کارفرما و مشتری در کمترین زمان
• انعطاف‌پذیری بالا
• روش مسیر بحرانی: این روش در واقع برای مدیریت برنامه زمانی پروژه است. به طور کلی از طریق این روش می‌توان تقدم یا تأخر وظایف پروژه را پیش‌بینی کرد و برنامه زمانی مناسبی را بر اساس آن ارائه کرد.
• امکان اولویت‌بندی وظایف
• افزایش بهره‌وری مراحل پروژه
• استفاده بهینه از منابع در اختیار
• روش اسکرام: نحوه مدیریت پروژه های کسب و کار از طریق اسکرام بدین صورت است که پروژه به فعالیت‌های کوچک تقسیم می‌شود و امکان ایجاد تغییرات بنا بر ترجیحات مشتری در هر مرحله وجود خواهد داشت.
• روش پرنس 2: اگر پروژه‌های بزرگ فناوری اطلاعات داشته باشید، این روش بهترین گزینه برای مدیریت پروژه‌های شما خواهد بود؛ چراکه هر مرحله پیچیده و بزرگ به فعالیت‌های کوچکی تقسیم می‌شوند که انجام آن ساده‌تر می‌شود و خطای عملیاتی کاهش پیدا خواهد کرد.
• روش مارپیچ: در این روش انجام هر مرحله با بازنگری و تکرار همراه خواهد بود و به صورت چرخشی تمام مراحل با نظارت چندین باره انجام خواهند شد.

در صورتی که نمی‌دانید بهترین روش نحوه مدیریت پروژه های کسب و کار برای شما کدام مورد است، می‌توانید از کارشناسان خبره ما در مجموعه هانا سیستم مشاوره دریافت کنید تا با ارائه آموزش انواع روش های مدیریت پروژه، راهنمای شما در مسیر تسهیل امورات کسب‌وکار شما به ویژه امورات مالی و حسابداری باشند.

راهنمای کامل اصول مدیریت پروژه

برای موفقیت در اجرای پروژه‌ها لازم است که با اصول مدیریت پروژه و فرایند آن آشنا باشید و برخی از مفاهیم اساسی در این حوزه را بشناسید. از آنجایی که با شناخت این موارد بنیادی، فرایند مدیریت به درستی طی خواهد شد؛ پس الزامی است که مدیریت به آن‌ها پایبند باشد. اصول مدیریت پروژه عبارت‌اند از:

• اصل موفقیت: هدف اصلی مدیر یک پروژه، موفقیت پروژه است.
• اصل مدیر پروژه: مدیر پروژه باید مهارت‌های متنوعی ازجمله: دانش فنی، تجربه و مهارت‌های نرم و سخت فردی داشته باشد.
• اصل تعهد: مدیر و تمامی افرادی که به نحوی با پروژه ارتباط دارند باید تعهد کامل و قلبی در قبال رسیدن به اهداف نهایی پروژه داشته باشند.
• اصل ساختار: ساختار کلی پروژه باید معرف هدف پروژه، منابع در اختیار و زمان تعیین شده باشد.
• اصل تعریف: ایده‌ها، اهداف و دستاوردهای پروژه برای ذینفعان و مدیر باید تعریف یکسانی داشته باشند.
• اصل شفافیت: هزینه، پیشرفت و ارزیابی در هر مرحله باید به صورت واضح و شفاف مشخص باشد.
• اصل ارتباطات: میان مدیران و حامیان پروژه برای برنامه‌ریزی مراحل پروژه باید ارتباط مناسبی برقرار باشد.
• اصل پیشرفت: اعضای تیم باید آگاهی کاملی از نقش‌ها و مسئولیت‌های خود داشته باشند.
• اصل فرهنگ: به منظور پیشرفت اصولی در اهداف پروژه باید یک فرهنگ سازمانی یکسان ایجاد شود.
• اصل ریسک: مدیریت باید توانایی مقابله با ریسک‌های احتمالی را داشته باشد و بتواند با کمترین ضرر مالی آن‌ها را رفع کند.
• اصل مسئولیت‌پذیری: تمامی شرکت‌کنندگان در پروژه باید برای رسیدن به اهداف پروژه پایبند باشند.

مدیریت کسب‌وکار و امور حسابداری خود را به هانا سیستم بسپارید!

تفاوتی ندارد که کسب‌وکار شما در چه حوزه‌ای باشد، برای موفقیت و رسیدن به هدف تعیین شده، الزامی است که مدیریت صحیحی را در هر مرحله از پروژه ارائه کنید و برنامه‌ریزی دقیقی برای رسیدن به موفقیت داشته باشید.

ما در مجموعه هانا سیستم نرم افزاری را طراحی کرده‌ایم که با دارابودن ماژول‌ تعریف پروژه و مرکز هزینه، مدیریت را برای هر نوع کسب‌وکاری که داشته باشید، تسهیل خواهد کرد. اگر اخیراً در مدیریت پروژه‌های کوچک و بزرگ خود دچار مشکل شده‌اید، پیشنهاد می‌دهیم از ماژول‌ مربوطه نرم افزار هانا استفاده کنید تا در کمترین زمان و با بالاترین دقت، برنامه‌ریزی پروژه را انجام دهید و کار را شروع کنید.

کلام آخر

اهمیت آگاهی از نحوه مدیریت پروژه های کسب و کار و نتایجی که به دنبال خواهند داشت، در این مقاله به طور کامل توضیح داده شد. با این حال به عنوان یک مدیر پروژه تا زمانی که شخصاً در خلال این فرایند قرار نگیرید، نمی‌توانید اهمیت استفاده از روش‌های مختلف مدیریت پروژه و مزایایی که به همراه دارند را کاملاً درک کنید.

سؤالات متداول

1. مدیریت پروژه چیست؟

به فرایند دستیابی به اهداف پروژه در یک زمان مشخص، با بودجه تعیین شده و البته با کیفیت قابل‌قبول، مدیریت پروژه گفته می‌شود.

2. نحوه مدیریت پروژه های کسب و کار چگونه است؟

انواع روش‌های رایج مدیریت پروژه شامل: آبشار، مسیر بحران، چابک (اسکرام) ، پرنس2 و مارپیچ است.

3. بهترین روش مدیریت پروژه برای پروژه‌های فناوری اطلاعات چیست؟

روش چابک (Agile) متدلوژی اسکرام ( Scrum )