مزایای نرم افزار حسابداری برای کسب‌وکارها چیست؟ 6 مزیت مهم!

مدیریت تراکنش‌های مالی برای هر کسب‌وکاری، کلید موفقیت و سودآوری است. از برجسته‌ترین مزایای نرم افزار حسابداری که هر شرکتی را برای استفاده از آن مجاب می‌کند؛ افزایش دقت و کاهش یا حذف خطاهای انسانی در محاسبات یک کسب‌وکار است.

در صورتی که برای کسب‌وکار خود به دنبال یک نرم افزار حسابداری جامع و یکپارچه می‌گردید، با این مقاله از هانا سیستم همراه باشید. در این مقاله ضمن معرفی نرم‌افزارهای هانا از جمله نرم افزار حسابداری شرکتی، دلیل استفاده از این نرم افزار و مزایای آن در سازمان‌ها نیز بررسی می‌شود.

ماژول یا سیستم های نرم افزار حسابداری هانا

سیستم ارسال صورتحساب به سامانه مودیان مالیاتی

سیستم صدور گواهی کسر حقوق و مدیریت تعهدات

سیستم مالی ویژه صندوق های قرض الحسنه و اعتبار

مزایای نرم افزار حسابداری برای کسب‌وکارها

تفاوتی ندارد که کسب‌وکارتان چقدر بزرگ یا کوچک باشد؛ حساب ورودی‌ها و خروجی‌های نقدی همیشه باید بروز باشد. این کار باعث می‌شود تا اشتباهات پرهزینه کسب‌وکارها کم‌تر شوند. همچنین با کنترل نقدینگی، از منابع موجود در شرکت به نحو احسن استفاده می‌شود.

ارزیابی دارایی‌، بدهی، خرید و فروش‌، ترازنامه و صورت سود و زیان به صورت دستی بسیار دشوار خواهد بود. به ویژه زمانی که با یک سازمان بزرگ و پیچیده سروکار داشته باشید. از همین رو نرم افزارهای کامپیوتری در این زمینه طراحی و عرضه شده‌اند تا در وقت، هزینه و انرژی افراد سازمان صرفه‌جویی شود.

اگر شخصاً در یک سازمان مشغول به فعالیت باشید، حتماً متوجه تأثیرات و قابلیت های نرم افزار حسابداری در روند کارها شده‌اید. در ادامه با بیان برخی از رایج‌ترین مزایای نرم افزار حسابداری، به خوبی می‌توانید درک کنید که چرا استفاده از آن برای هر کسب‌وکاری توصیه می‌شود.

1. کاهش هزینه‌های سازمان

هر کسب‌وکاری در راستای ارائه خدمات اصلی خود به دنبال بازگشت و سپس افزایش سرمایه خود است. از همین رو حذف مراحل اضافی، هزینه‌ها را تا حد قابل‌توجهی کاهش می‌دهد. نرم افزارهای حسابداری با اتوماسیون فرایندهای مالی، مزیت هزینه‌ای را برای سازمان‌ها به وجود می‌آورد. درنتیجه هزینه‌های جانبی مانند استخدام نیرو، حقوق و دستمزد و آموزش آن‌ها جهت پردازش‌های مالی حذف می‌شود.

2. بهبود دقت و سرعت در عملیات مالی

خطاهای انسانی مخصوصاٌ در وارد کردن داده‌ها و محاسبات ریاضی، بسیار رایج بوده و ممکن است ضررهای مالی زیادی را برای سازمان به وجود آورد. با سپردن کارها به نرم افزارها، تمام محاسبات به صورت اتوماتیک انجام می‌شود. درنهایت خروجی‌ها نیز دقت و صحت بالایی خواهند داشت. البته شرط اساسی برای وقوع این امر آن است که نیروی انسانی، داده‌ها را درست و بدون خطا وارد کند.

افزون بر این موارد، سازمان‌ها با استفاده از نرم‌ افزارها می‌توانند حساب‌های خود را با سرعت بیشتری پردازش کنند. این افزایش سرعت، ناشی از قابلیت پردازش بسیار سریع ارقام نسبت به مغز انسان است.

3. گزارش‌گیری دقیق و سریع

گزارش‌گیری یکی از ارکان اصلی نرم افزارهای حسابداری است. ارائه صحیح و به موقع گزارش‌ها و تحلیل داده‌های مالی مزایای زیادی برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند؛ از جمله:

آگاهی دقیق از وضعیت مالی فعلی شرکت
تحلیل عملکردهای سازمان
ارائه اطلاعات شفاف
مدیریت بهتر ریسک‌های تصمیم‌گیری

دستیابی به موقع و سریع به این اطلاعات، برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری برای انجام انواع پروژه‌ها و دیگر مسائل را آسان می‌سازد. توجه داشته باشید که دسترسی سریع به اطلاعات به تنهایی نمی‌تواند مزیت نرم افزارها محسوب شود. صحت و درستی داده‌های پردازش شده به نوبه خود، تأثیر بسزایی در کاربرد گزارش‌دهی دارد.

4. دردسترس‌بودن اطلاعات

یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزار حسابداری آن است که دسترسی به اطلاعات را به ساده‌ترین شیوه، ممکن می‌سازد. زمانی که داده‌ها به صورت دستی جمع‌آوری و نگهداری می‌شدند، به دلیل تجمع زیاد اسناد کاغذی، جستجو و استفاده از اطلاعات موردنیاز بسیار زمان‌بر بود.

این در حالی است که امروزه با استفاده از یک نرم افزار حسابداری مطلوب، نیاز به فضای ذخیره‌سازی کاهش پیدا کرده است. علاوه بر آن، دیگر نیازی به ساعت‌ها صرف وقت برای پیدا کردن اطلاعات نیست. در صورت استفاده از یک نرم افزار حسابداری قوی و معتبر، می‌توانید حجم انبوهی از گزارش‌های مربوط به سال‌های گذشته را نیز ذخیره و در صورت نیاز استفاده کنید.

5. حفاظت اطلاعات

اطلاعات مالی هر شرکت از مهم‌ترین دارایی‌های آن است. به همین دلیل بیشتر سازمان‌ها بر حفاظت و امنیت از آن‌ها تمرکز ویژه‌ای دارند. اکثر نرم افزارهای حسابداری که طبق اصول پیاده‌سازی شده‌اند، با استفاده از فناوری‌های پیشرفته رمزنگاری، امنیت مورد نظر را محقق ساخته‌اند. از طرفی دیگر، با محدود کردن دسترسی افراد به اطلاعات و سایر قابلیت‌ها، دیگر نگرانی بابت به سرقت رفتن داده‌ها یا سوءاستفاده از آن‌ها وجود نخواهد داشت.

سایر مقالات:

راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری

مزایای نرم افزار حسابداری ابری رایگان

6. امکان استفاده گسترده

همان طور که در ابتدای مقاله به ویژگی سیستم حسابداری و دلیل اهمیت استفاده از آن اشاره شد؛ بزرگی یا کوچکی و نوع کسب‌وکار مهم نیست. شما می‌توانید از مزایای نرم افزار حسابداری برای هر بیزینسی که دارید، بهره‌مند شوید. از مغازه و فروشگاه‌های کوچک گرفته تا کسب‌وکارهای بزرگ و چندجانبه. مدیریت تمام تراکنش‌های مالی به وسیله یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی قابل انجام است.

تمام این قابلیت‌ها ازجمله مزایای نرم افزار حسابداری محسوب می‌شوند که کسب‌وکارها در سیستم‌های کاری خود اعمال می‌کنند. در ادامه مقاله، ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری جامع و خوب بررسی می‌شود. درنهایت نیز نرم افزاری به شما معرفی می‌شود که تمام این موارد را به صورت یکجا برای شما ارائه می‌دهد.

یک نرم افزار حسابداری خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟

انتخاب و استفاده از یک نرم افزار حسابداری، مهم‌ترین تصمیمی است که سازمان‌ها با آن مواجه هستند. هدف کلی، آسان ساختن روند مدیریت مالی است. درنتیجه نباید با یک انتخاب نادرست، مشکلات بیشتری را در سازمان ایجاد کرد. جهت آشنایی و درک بیشتر شما، ویژگی‌هایی که یک ابزار قوی حسابداری باید داشته باشد در ادامه توضیح داده شده است.

کاربری ساده و مناسب

یک نرم افزار حسابداری خوب باید رابط کاربری ساده‌ای نیز داشته باشد تا همه افراد، حتی کاربران غیرمتخصص بتوانند از آن استفاده کنند. در این صورت کارکنان می‌توانند بدون سردرگمی و مواجه با پیچیدگی‌های زیاد، داده‌های خود را وارد کنند تا پردازش شوند و از گزارش‌های حاصل برای امور مختلف استفاده کنند.

پشتیبانی قوی و حرفه‌ای

نرم افزار انتخاب شده باید دارای پشتیبانی قوی باشد تا در صورت وجود هر گونه سؤال و مشکل در کمترین زمان حل شود.

قیمت مناسب

امکانات زیاد و قوی یک برنامه در کنار قیمت مناسب، برای هر کسب‌وکاری مخصوصاً شرکت‌های کوچک و نوپا بسیار اهمیت دارد.

قابلیت‌های متنوع

مهم‌ترین مزایای نرم افزار حسابداری این است که همه فرایندهای مالی را تسهیل می‌کند. به همین خاطر برنامه انتخاب شده باید از تمام فرایندها، محاسبات و ویژگی‌های مورد نیاز برای مدیریت مالی پشتیبانی کند.

پشتیبانی از قوانین مالیاتی

سازمان حسابرسی کشور، قوانین و اصولی را تحت عنوان استانداردهای مصوب حسابداری معین می‌کنند. نرم افزارهای معتبر نیز باید با پیروی از این استانداردها نیازهای مالی سازمان‌ها را برطرف کنند.

قابلیت ارتقا

نرم افزاری که تهیه می‌شود باید قابلیت ارتقا و بروز شدن، طبق استانداردهای روز حسابداری را داشته باشد. به این معنا که در صورت هر گونه تغییر در مسائل مربوط به حسابداری یا ارائه موارد جدید؛ نرم افزار باید بتواند آن‌ها را نیز ارائه دهد.

امکان یکپارچه‌سازی

هنگامی که در یک سازمان بزرگ کار می‌کنید، اتصال تمام سیستم‌ها و نرم‌ افزارهای موجود کمک بزرگی در چگونگی روند انجام وظایف خواهد داشت. با یکپارچه شدن نرم افزار حسابداری با سایر سیستم‌های موجود در سازمان، کارایی و اثربخشی بالاتر می‌رود. همچنین میان اطلاعات بخش‌های مختلف هماهنگی به وجود می‌آید. در این صورت کارها با سرعت و دقت بیشتری نیز انجام می‌شوند.

سایر مقالات:

مقایسه نرم افزارهای حسابداری

نرم افزار حسابداری رایگان

حفظ کارایی

کارایی نرم افزار و حجم اطلاعات باید نسبت مستقیمی با یکدیگر داشته باشند. یک نرم افزار در صورتی قدرتمند است که در صورت مواجه با انبوهی از داده‌ها، کارایی خود را حفظ کند و با همان سرعت و دقت داده‌ها را پردازش کند.

امنیت اطلاعات

همان طور که اشاره شد، داده‌های مالی بسیار حساس هستند. از آنجایی که در دنیای تکنولوژی امروزی سرقت و نشت اطلاعات به راحتی امکان‌پذیر است؛ درنتیجه امنیت داده‌ها باید اولویت شما در خصوص انتخاب نرم افزارهای حسابداری باشد.

هانا سیستم؛ نرم افزاری قدرتمند در حسابداری

اگر هنوز هم جستجو اطلاعات، پردازش و گزارش‌های مالی شرکت را به روش‌های قدیمی انجام می‌دهید، باید به فکر ایجاد تحول باشید. هانا سیستم، تمام فرایندهای مورد نیاز شما در حوزه مالی سازمان را با ارائه یک نرم افزار جامع حسابداری، میسر ساخته است.

تمام مزایای نرم افزار حسابداری که در این مقاله به آن اشاره شد در هانا سیستم گنجانده شده است. برای آنکه بهتر تصمیم بگیرید، می‌توانید به صورت رایگان از این نرم افزار در مدت زمان مشخص شده به عنوان تست از آن استفاده کنید. مطمئناً قابلیت‌های این برنامه در همین مدت کوتاه شما را به گونه‌ای شگفت‌زده می‌کند که در اولین وقت ممکن آن را در سازمان خود اجرا می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید با پشتیبانان این مجموعه تماس بگیرید.

سخن پایانی

در این مقاله با اشاره به انواع مزایای نرم افزار حسابداری سعی شد اهمیت استفاده از آن برای هر کسب‌وکاری روشن گردد. البته نباید با انتخاب هر نرم افزاری باعث ایجاد مشکلات بیشتر شد. به همین خاطر بهتر است قبل از تهیه و پیاده‌سازی، بر اساس معیارهای یک نرم افزار خوب حسابداری که اشاره شد، آن را بسنجید. درنهایت نیز می‌توانید بهترین نرم افزار را در سازمان خود اجرا کنید تا در هزینه، زمان و انرژی در شرکت شما صرفه‌جویی شود.

سؤالات متداول

مهم‌ترین مزایای نرم افزار حسابداری چیست؟

کاهش خطای انسانی، افزایش دقت، صرفه‌جویی در هزینه و زمان و انرژی افراد سازمان

گزارش‌گیری سریع با استفاده از نرم افزارهای حسابداری چه مزایایی دارد؟

آگاهی دقیق از وضعیت مالی فعلی شرکت، تحلیل عملکردهای سازمان، ارائه اطلاعات شفاف، مدیریت بهتر ریسک

قوانین و استانداردهای حسابداری به چه صورتی تعیین می‌شوند؟

توسط سازمان حسابرسی کل کشور

به دلیل اهمیت و حساسیت در ارائه اطلاعات حسابداری، تمامی مطالب هانا سیستم توسط تیم تولید محتوا با تایید نهایی کارشناسان ارشد منتشر می‌شود. هانا سیستم خود را مسئول ارائه اطلاعات جامع، دقیق و درست در حوزه حسابداری می‌داند و در این مسیر از هیچ تلاشی دریغ نمی‌کند.