انواع نرم افزار BPMS + بررسی ویژگی‌ها، مزایا و چالش‌ها

انواع نرم افزار BPMS در خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکاری سازمان‌ها و رصد مداوم آن‌ها تأثیر بسزایی دارند. تصور کنید مدیران بتوانند تمام فعالیت‌ها و وظایف داخل سازمان را به راحتی و با بیشترین دقت، کنترل و نظارت کنند. همان آرزویی که هر مدیری به دنبال برآورده کردن آن در سازمان خود است.

در این مقاله از هانا سیستم به بررسی ویژگی‌های این نرم افزار نجات‌دهنده برای سازمان‌ها می‌پردازیم. در ادامه نیز بهترین نرم افزارهای BPMS کاربردی را به شما عزیزان معرفی می‌کنیم.

نرم افزار BPMS چیست؟

واژه BPMS در واقع مخفف عبارت Business Process Management Software است. این نوع نرم افزارها به بهینه‌سازی سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار می‌پردازند که به طور متمرکز در کل جریان‌های مدیریتی سازمان نظارت دارند.

مفهوم این برنامه‌ها، چندین گام مدیریتی در سازمان‌ها در برمی‌گیرند. در بیانی ساده‌تر این نرم افزارها بر تشخیص، شناسایی، پایش و بهبود فرایندهای کسب‌وکار تمرکز دارند تا هر مرحله به بهترین نحو ممکن خود اجرا شود. درنهایت نیز هدف کلی استفاده از این برنامه‌ها، اثربخشی و کارآمدتر شدن عملکرد کلی سازمان است.

” آشنایی با نرم افزار حسابداری هانا “

نرم افزار حسابداری فروشگاهی

نرم افزار حسابداری تولیدی

انواع نرم افزار BPMS

به طور کلی، انواع نرم افزار BPMS در دو دسته متن باز و دارای لایسنس قرار می‌گیرند. کد برنامه‌های متن باز به منظور دسترسی و استفاده عموم به صورت رایگان در اینترنت قرار داده شده است. از همین رو هر سازمان با دانلود این کدها می‌تواند این برنامه را در سازمان خود اجرا کند.

در صورت نیاز نیز امکان اعمال تغییرات در کدها برای سازمان‌ با توجه به نیازهای خود وجود دارد. درنتیجه سازمان از یک نرم افزار bpms رایگان و شخصی‌سازی شده می‌تواند استفاده کند.

در مقابل، نرم افزارهایی دارای لایسنس قابلیت استفاده عمومی را ندارند. در واقع طراحان این نرم افزارها، محدودیت‌هایی را برای دسترسی به کدهای منبع آن ایجاد کرده‌اند که سازمان‌ها باید آن‌ها را خریداری کنند. در صورتی که می‌خواهید از این نرم افزارها استفاده کنید باید بدانید که تمام قابلیت‌ها و امکانات آن‌ها بدون پرداخت هزینه قابل اجرا نیستند و با محدودیت‌های استفاده مواجه می‌شوید.

انتخاب بهترین نرم افزار bpms

امروزه شرکت‌های داخلی و خارجی زیادی در زمینه طراحی و عرضه انواع نرم افزار BPMS فعالیت دارند. با این حال همه آن‌ها ممکن است کاربردهای لازم را نداشته باشند یا برای یک سازمان مناسب نباشند.

برای تشخیص بهترین نرم افزار BPMS باید تجربه پیاده‌سازی و اجرای هر یک از نرم افزارها را بررسی کنید تا موفق‌ترین آن‌ها را بیابید. برای این کار می‌توانید از سایت گارتنر نیز کمک بگیرید. در این وب‌سایت می‌توانید لیستی از بهترین نرم افزارهای BPMS ‌ خارجی و داخلی که قابلیت‌ها و امکانات خوبی را ارائه می‌دهند، مشاهده کنید.

برخی از انواع نرم افزار BPMS خارجی که مورد تأیید سازمان‌های زیادی هستند؛ شامل موارد زیر هستند:

نرم افزار Activiti BPMS
نرم افزار Bonita BPMS
نرم افزار ProcessMaker
نرم افزار Bizagi
نرم افزار Oracle BPM

شرکت‌های ایرانی نیز پابه‌پای طراحان خارجی در حال طراحی و عرضه انواع نرم افزار BPMS هستند. این نرم افزارها با توجه به قوانین سازمان‌های داخلی یا امکان سفارشی‌سازی آسان‌تر در سازمان‌های داخلی بیشتر استفاده می‌شوند. یکی از مشهورترین نرم افزارها، نرم افزار آی‌کن ICan BPMS است.

این نرم افزار ویژگی‌های منحصربه‌فردی ازجمله: محیط کاربردی ساده، امکان استفاده آسان و کاربرپسند، قابلیت ادغام با سایر سیستم‌های موجود در سازمان دارد. علاوه بر آن قیمت نرم افزار bpms آی کن در مقایسه با نرم افزارهای خارجی برای سازمان‌ها بسیار مقرون‌به‌صرفه‌تر است؛ درنتیجه کسب‌وکارهای داخلی به عنوان یک گزینه مناسب از آن استفاده می‌کنند.

قابلیت‌ انواع نرم افزار BPMS

هر فعالیت و وظیفه‌ای که در سازمان برای هر شخصی تعریف شده باشد، نیازمند مدیریت دقیق و هوشمندانه است. نرم افزارهای BPMS با دارابودن قابلیت‌های هوشمندانه خود، امکان مدیریت دقیق فرایندهای ذکر شده را به وجود آورده‌اند. این موضوع تنها بخشی از ویژگی‌های بی‌نظیری است که این نرم افزار ارائه می‌کنند.

اصلی‌ترین ویژگی‌های نرم افزار BPMS در گام اول اعمال آن‌ها در سازمان، امکان مدل‌سازی، ایجاد و ویرایش فرایندهای کسب‌وکار است. در گام بعدی داده‌های مورد نظر به طور خودکار جمع‌آوری و سپس تجزیه‌و‌تحلیل می‌شوند. در کنار اصلی‌ترین قابلیت آن‌ها، امکانات مهم دیگری را نیز در اختیار کسب‌وکارها می‌گذارد.

” آشنایی با نرم افزار حسابداری هانا “

نرم افزار حسابداری خدماتی

نرم افزار حسابداری یزیتوری

چابکی

چابکی که در سازمان‌ها مدنظر است؛ شامل: خودکارسازی و کوتاه شدن جریان‌ فرایندهای کاری و افزایش راندمان کاری سازمان است. درنتیجه سازمان با سرعت بیشتری با جریان‌های بازار همسو می‌شود و در زمان کم‌تری به اهداف خود خواهد رسید.

این نوع نرم افزارها، فرایندها را کدگذاری کرده و با اتوماتیک شدن آن‌ها، فرایندهای تکراری و طولانی حذف می‌شوند. درنهایت کارکنان زمان خود را صرف کارهای بیهوده نخواهند کرد و وقت آزاد بیشتری در اختیار آن‌ها قرار خواهد گرفت. درنتیجه وظایف بیشتر و اصلی سازمان در همان زمان انجام می‌شود.

از طرفی با چابک بودن سازمان، چالش‌های جدید و پیچیده در مسیر سازمان نگران‌کننده نخواهد بود و کل کسب‌وکارها با مواجه و حل این موارد آگاه‌تر بوده و آمادگی بیشتری دارند.

کارایی

مدیران برای تصمیم‌گیری‌های دقیق به داده‌های شفاف، بروز و صحیح نیاز دارند. از همین رو با ارائه داده‌هایی با این ویژگی‌ها، پیشرفت و بهبود فرایندها به صورت دقیق اندازه‌گیری و تجزیه‌وتحلیل می‌شوند. از طرفی شفافیت اطلاعات منجر به تشخیص نقاط فاقد کارایی در سازمان می‌انجامد که می‌توانند در صورت صلاحدید مدیران حذف شوند.

گزارش‌های دقیق و قابل استنادی که این نرم افزارها ارائه می‌دهند؛ مدیریت انواع پروژه‌ها و تمام آنچه که در سازمان وجود دارند را تسهیل می‌کنند. علاوه بر آن می‌توانید از تکنولوژی‌های بروز مانند نرم افزارهای تجزیه‌وتحلیل داده و انواع هوش مصنوعی نیز استفاده کنید تا تصمیمات بر اساس داده‌های واقعی گرفته شوند.

رضایت کارمندان

ایجاد چالش، دوری از وظایف تکراری، درگیری ذهنی و امکان ارائه خلاقیت برای کارکنان و محول کردن وظایف اصلی و مهم سازمان، میزان رضایت یک مجموعه را بالا می‌برد. علاوه بر آن، خطاهای مربوط به نیروی انسانی در کاهش پیدا می‌کند؛ بنابراین دیگر خبری از ترس و نگرانی بابت اطلاعات نادرست و بازخواست در سازمان نخواهد بود.

تمرکز روی مشتریان

تمام قابلیت‌هایی که تاکنون به واسطه نرم افزار BPMS در سازمان نام برده شد، منجر به هدف اصلی؛ یعنی تمرکز روی مشتریان می‌شود. اجرای برنامه‌های گیرا برای جذب مشتریان جدید و حفظ مشتریان فعلی وابسته به زمان خالی یا تمرکز بیشتر کارکنان است.

افزون بر آن، ظرفیت بیشتری برای پیگیری سریع پیشنهادها، مشکلات، ایده‌های جدید و پاسخ به نیازهای مشتریان ایجاد می‌شود. درنهایت تمام این موارد به کسب رضایت مشتریان منتهی می‌شود؛ یعنی همان چیزی که یک کسب‌وکار به دنبال آن است.

چالش‌های استفاده از انواع نرم افزار BPMS

همان طور که استفاده از انواع نرم افزار BPMS مزایای زیادی دارند، سازمان‌ها را با چالش نیز روبرو می‌کنند. ازجمله چالش‌های موجود در مسیر اعمال این نرم افزارها در کسب‌وکار شامل موارد زیر هستند:

پیاده‌سازی: اعمال این نرم افزار و یکپارچه‌سازی آن با سایر سیستم‌های دیگر در سازمان به منابع زیادی ازجمله هزینه و زمان نیاز دارد.
آموزش: استفاده از این نرم افزار نیاز به آموزش نیروی انسانی دارد که روند آموزش و درک استفاده از آن بسته به توانایی نیروی کار و نحوه آموزش ممکن است به زمان طولانی نیاز داشته باشد.
پشتیبانی: به منظور حفظ ارتباط و کارایی نرم افزار با سایر سیستم‌های دیگر سازمان لازم است که پشتیبانی و نگهداری از نرم افزار به صورت مداوم انجام شود.

” مقالات پیشنهادی “

بهترین نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی

چالش ‌های استفاده از نرم افزار حسابداری

تهیه بهترین نرم افزارهای حسابداری از هانا سیستم

استفاده از نرم افزارها و ماژول‌های حسابداری باعث تسهیل و تسریع مدیریت امور مالی در سازمان می‌شود. اهمیت این مسئله در بسیاری از سازمان‌ها، مخصوصاً سازمان‌های متوسط و بزرگ در روندهای تصمیم‌گیری خود را نشان می‌دهند.

هانا سیستم با طراحی و تولید انواع نرم افزارهای حسابداری قدرتمند، امکان پیگیری هزینه‌ها، درآمد و هر نوع اطلاعات مالی مربوط دیگری را برای مدیران فراهم می‌کند. رسالت مجموعه ما کسب رضایت مشتریان با ارائه سیستم‌هایی کاربردی و قیمتی مقرون‌به‌صرفه است. اگر می‌خواهید فرایندهای مدیریت مالی شرکت خود را خودکار کنید و نیاز به راهنمایی دارید؛ می‌توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید و مشاوره‌های لازم را دریافت نماید.

سخن پایانی

با وجود انواع نرم افزار BPMS، تسریع و بهینه مدیریت فرایندهای کسب‌وکارها دیگر آرزوی دست نیافتنی مدیران سازمان‌ها نیست. اجرای این برنامه در کنار سیستم‌های دیگر در شرکت، مزایای زیادی را برای مدیران، کارکنان و حتی مشتریان آن کسب‌وکار ایجاد می‌کند.

بسته به نیاز و بودجه کسب‌وکارها، انتخاب‌های متنوعی وجود دارند. درنهایت نیز مانند هر نرم افزار دیگری، چالش‌هایی برای استفاده از آن‌ها وجود دارند که با برنامه‌ریزی درست و درایت مدیران می‌توان این مسائل را نیز پشت سر گذاشت.

سؤالات متداول

نرم افزار BPMS چیست؟

نرم افزار سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار که به بهینه‌سازی فعالیت‌های مدیریتی می‌پردازد و منجر به بهره‌وری در کل سازمان می‌شود.

انواع نرم افزار BPMS کدام اند؟

نرم افزارهای متن باز که کد منبع آن در دسترس عموم قرار دارد و نرم افزارهای دارای لایسنس که برای استفاده برای خریداری شوند.

چالش‌های استفاده از نرم افزار bpms در سازمان‌ها چیست؟

هزینه و زمان پیاده‌سازی، آموزش کارکنان و پشتیبانی و نگهداری از انواع نرم افزار BPMS در سازمان ممکن است چالش‌برانگیز باشد.

به دلیل اهمیت و حساسیت در ارائه اطلاعات حسابداری، تمامی مطالب هانا سیستم توسط تیم تولید محتوا با تایید نهایی کارشناسان ارشد منتشر می‌شود. هانا سیستم خود را مسئول ارائه اطلاعات جامع، دقیق و درست در حوزه حسابداری می‌داند و در این مسیر از هیچ تلاشی دریغ نمی‌کند.