مراحل ارسال صورت حساب الکترونیکی به سامانه مودیان هانا

از آنجا که ارسال صورت حساب الکترونیکی به سامانه مودیان برای مشاغل حقیقی ضروری است، آشنایی با مراحل انجام آن به شما کمک می‌کند تا هیچ ابهامی در این زمینه نداشته باشید. از این رو، در این مقاله از هانا سیستم به بررسی جزئیات ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی به سیستم ارتباط با سامانه مودیان هانا می‌پردازیم؛ پس ما را همراهی کنید.

ارسال صورت حساب الکترونیکی به سامانه مودیان هانا

در مرحله نخست ارسال صورت حساب الکترونیکی به سامانه مودیان باید در سامانه دریافت امضای الکترونیکی ثبت‌نام و درخواست گواهی الکترونیکی را ثبت کنید؛ سپس باید دو مرحله زیر را انجام دهید:

• مرحله اول:جای‌گذاری کلید عمومی خود داخل سایت tax.gov.ir   و در کارپوشه مربوطه
• مرحله دوم: تنظیمات سامانه مودیان در نرم‌افزار هانا

برای شروع کار با سامانه مودیان هانا به ۴ فایل زیر نیاز دارید:

• پابلیک کی (public key)
• پرایویت کی (pirvate key)
• فایل csr
• فایل ctrیا cer (بعد از ثبت درخواست گواهی الکترونیکی از سایت دریافت می‌کنید)

مرحله اول: جای‌گذاری کلید عمومی در سایت

اولین قدم از مراحل ارسال صورت حساب الکترونیکی به سامانه مودیان، جای‌گذاری هر کدام از این فایل‌ها در قسمت نظیر به آن است. نکته مهم قبل از شروع به کار با سیستم این است که در رابطه با کلیدهای  Public  و Private اطلاعات دقیق‌تری داشته باشید.

جفت کلید Public وPrivate ، مجموعه‌ای از دو کلید هستند که با یکدیگر و منسجم کار می‌کنند. کلید public ممکن است برای همه به اشتراک گذاشته شود؛ اما کلید private در اختیار کسی قرار داده نمی‌شود. پس لزوماً هر پابلیک کی با هر پرایوت کی کار نخواهد کرد!

برای جای‌گذاری کلید عمومی خود داخل سایت my.tax.gov.ir   و در کارپوشه مربوطه، مراحل زیرا را دنبال کنید:

۱- وارد کارپوشه خود شوید.

۲- سپس مطابق تصویر زیر از بخش عضویت بر روی گزینه شناسه یکتای حافظه مالیاتی کلیک کنید.

۳- با کلیک بر گزینه شناسه‌های یکتا حافظه مالیاتی، پنجره زیر نمایش داده می‌شود؛ حال روی گزینه دریافت شناسه یکتا حافظه مالیاتی کلیک کنید.

در این مرحله لازم است تا یکی از روش‌های ارسال صورت حساب الکترونیکی به سامانه مودیان را که در ادامه توضیح داده شده‌اند، انتخاب کنید:

• توسط مودی: در این روش، مودی با استفاده از نرم‌افزار حسابداری یا نرم‌افزار واسط، ارسال صورت حساب الکترونیکی به سامانه مودیان را انجام می‌دهد.
• توسط شرکت معتمد یا سامانه‌های دولتی (با کلید مودی): در این روش اطلاعات (عموماً به‌صورت فایل اکسل و با فرمت مورد نظر شرکت معتمد) در اختیار شرکت معتمد قرار می‌گیرد تا شرکت صورت‌حساب را با استفاده از ابزارهای خود (نرم افزار واسط) و با کلید مودی ارسال کند.
• توسط شرکت معتمد یا سامانه‌های دولتی (با کلید شرکت معتمد یا سامانه‌های دولتی): در این روش اطلاعات (عموماً به‌صورت فایل اکسل با فرمت مورد نظر شرکت معتمد) در اختیار شرکت قرار می‌گیرد تا شرکت معتمد، صورت‌حساب را با استفاده از کلید و ابزارهای خود (نرم افزار واسط) ارسال کند.

نکته 1: روش اول و دوم به اخذ گواهی الکترونیکی و کلید عمومی (Public Key) و کلید خصوصی (Private Key) نیاز دارد.

نکته 2: روش سوم به اخذ گواهی الکترونیکی و کلید عمومی (Public Key) و کلید خصوصی (Private Key) نیاز ندارد.

شرکت‌های معتمد، اشخاص حقوقی دارای پروانه هستند که بر اساس ضوابط و دستورالعمل‌های ابلاغی سازمان، فعالیت‌های زیر را انجام می‌دهند:

• ارائه مشاوره و آموزش‌های لازم به مودیان
• نصب و پشتیبانی تجهیزات مورد نیاز برای ارائه خدمات مالیاتی از قبیل خدمات صدور صورت‌حساب و سایر امور غیرحاکمیتی

نحوه ارسال فاکتور در سامانه مودیان هانا توسط مودی

در صورتی که روش اول (ارسال توسط مودی) را انتخاب کردید، طبق مراحل زیر عمل کنید:

۱- گزینه توسط مودی را انتخاب و سپس بر روی عبارت «بعدی» کلیک کنید تا پنجره زیر باز شود.

۲- ابتدا بر روی باکس خالی کلیک نمایید:

روی شکل کلیک و سپس فایل Public Key را از محلی که ذخیره کرده‌اید، بارگذاری کنید؛ سپس عبارت «بعدی» را بزنید تا پنجره زیر باز شود.

 

۳- یک و یا چند کد پستی که معرف نشانی‌های کسب‌وکار در پرونده مورد نظر شما هستند را انتخاب کرده و گزینه بعدی را انتخاب کنید.

۵- در این مرحله ابزار یا ابزارهای پرداخت (درگاه پرداخت یا پوز فروشگاهی) مرتبط با این حافظه مالیاتی را در صورت وجود انتخاب و سپس بر گزینه بعدی کلیک کنید.

• در صورتی که درگاه پرداخت یا پوز فروشگاهی داشته باشید، حتماً آن را در زمان اخذ شناسه یکتای حافظه مالیاتی انتخاب کنید تا صورت حساب‌های فروشی که از حافظه مالیاتی مورد نظر صادر می‌شوند،  با واریز وجه حاصل از آن تطابق داشته باشند.

۶- بدون درج و تکمیل صفحه بر روی دکمه بعدی کلیک کنید.

شایان ذکر است که در حال حاضر به دلیل اختیاری بودن، لازم نیست این صفحه تکمیل شود؛ مگر اینکه سازمان امور مالیاتی، بعدتر طی اطلاعیه‌ای تمام یا بخشی از مودیان را ملزم به تکمیل این صفحه کند.

۷- حال در صورت صحت اطلاعات مندرج، بر روی کلید «اتمام» کلیک کنید تا شناسه یکتای حافظه مالیاتی برای روش ارسال مستقیم توسط مودی صادر شود.

 

مرحله دوم: تنظیمات سامانه مودیان در نرم‌افزار یا وب‌سایت هانا

پس از دریافت شناسه یکتای مالیاتی در قسمت قبل، مراحل زیر را دنبال کنید:

۱- شناسه یکتای مالیاتی را در نرم‌افزار حسابداری هانا و در قسمت تنظیمات، مشخصات مالیاتی و سپس فیلد شناسه یکتای حافظ مالیاتی قرار دهید و پرایوت کی (کلید خصوصی) را جای‌گذاری کنید.

۲- در سامانه https://hanaacc.ir که برای پیمانکاران و کسانی که تعداد فاکتور کمی دارند، در قسمت تنظیمات، قسمت جایگذاری کلید خصوصی و قسمت تنظیمات که جای شناسه ملی یا کد اقتصادی است، اعمال شود.

نکته:

• در حال حاضر شما امکان ارسال به سامانه مودیان در همین مرحله را دارید؛ اما به این دلیل که ممکن است در آینده فایل csr نیز توسط سامانه بررسی شود، لطفاً مراحل ثبت فایل csr در سایت gica را کامل انجام دهید.
• فایل csr  و ctrیا cer دریافتی از سایت gica را محفوظ نگه دارید.

تنظیمات پیش از ارسال انواع صورت حساب به سامانه مودیان

لطفاً موارد زیر را قبل از ارسال صورت حساب الکترونیکی به سامانه مودیان رعایت کنید:

• در بخش تنظیمات، هر دو فیلد کد اقتصادی و شناسه ملی را با شناسه ملی خود تکمیل کنید.
• تمامی طرف حساب‌هایی که تا قبل از این کد اقتصادی داشتند نیز باید ویرایش و به شناسه ملی تغییر کنند.

وارد قسمت حسابداری شوید؛ سپس گزینه تنظیمات سامانه مودیان را انتخاب کنید. در فرم زیر هر کدام از تب‌ها باید کامل تنظیم شوند؛ مشخصات مشتری، واحدهای سنجش و کالا یا خدمت و طرف حساب‌های شما به اطلاعات قابل شناسایی توسط سامانه نگاشت می‌شوند.

نگاشت واحد سنجش

در این فرم، واحدهای سنجش سیستم خود را به واحدهای سنجش سامانه نگاشت می‌دهیم.

برای مثال:

واحد سنجش سیستم: تعداد

واحد سنجش قابل شناسایی توسط مودیان: عدد

نگاشت کالا یا خدمت

در این فرم شما باید کالای خود را در سایت  https://stuffid.tax.gov.ir /جستجو و شناسه کالا یا خدمت مورد نظر را دریافت و در فیلد شناسه کالا/خدمت وارد کنید.

توجه کنید که در فایل دریافتی از سامانه برای تمامی کالاها مالیات و عوارض تعریف شده است؛ در صورت مغایرت مالیات عوارض تعیین شده توسط سایت با نرم‌افزار به خطا خواهید خورد. پس بهتر است قبل از ارسال نرخ مالیات، عوارض کالاهای خود را مطابق با اطلاعات سامانه تغییر دهید.

برای این کار به منو انبار رفته و کالای مورد نظر را انتخاب کنید؛ سپس نسبت به تغییر نرخ مالیات و عوارض کالا اقدام نمایید.

نگاشت طرف حساب

در این فرم باید حقوقی یا حقیقی بودن طرف حساب‌های داخل سیستم خود را مشخص کنید.

انواع صورتحساب قابل ارسال با نرم‌افزار حسابداری هانا

صورت‌حساب‌های قابل ارسال برای ارسال صورت حساب الکترونیکی به سامانه مودیان شامل موارد زیر هستند:

• اصلی (عادی، صادراتی)
• ابطالی
• اصلاحی
• برگشتی
• ارزی

ارسال صورتحساب اصلی یا عادی

برای ارسال صورت حساب اصلی نوع عادی باید فاکتور فروش خود را در نرم‌افزار حسابداری هانا ثبت کرده و سپس بعد از ارسال صورت حساب سامانه مودیان در پشتیبان، نسبت به جمع‌آوری صورتحساب‌ها در بازه تاریخی انتخابی اقدام کنید. در این فرم حتماً نوع صورت حساب (نوع اول یا دوم) و روش تسویه (نقدی، نسیه، نقدی/نسیه) نیز قبل از ارسال بررسی شود.

ارسال صورتحساب ابطالی

برای ابطال فاکتورهای عادی که در فهرست صورت‌حساب‌های مودیان وضعیت ارسال شده قرار دارند، می‌توانید با مراجعه به سایت  https://HanaAcc.ir قسمت ابطال مستقیم یا درخواست ابطال را انتخاب کنید.

ارسال صورتحساب اصلاحی

برای اصلاح فاکتور نیز مانند ابطال تنها کافی است به منو فاکتورهای اصلاحی مراجعه کرده و یکی از فاکتورهای عادی را که در فهرست صورت‌حساب‌های مودیان وضعیت ارسال شده قرار دارند، انتخاب کنید و تغییرات مورد نظر خود را انجام دهید و مجدداً ذخیره کنید؛ سپس مجدداً وارد بخش ارسال صورتحساب‌ها شده و اقدام به جمع‌آوری و ارسال صورتحساب‌های اصلاحی خود نمایید.

نکته: لطفاً بعد از هر ارسال به سامانه از گزینه استعلام برای استعلام وضعیت صورت‌حساب‌های ارسالی خود از سامانه در قسمت گزارش ارسال استفاده کنید. در حال حاضر، در اغلب مواقع سامانه به دلیلی شلوغی ممکن است پیغام «صورت حساب شما در حال پردازش می‌باشد» را به شما بازگرداند که تنها راه منتظر ماندن و استعلام گرفتن از سامانه است.

ارسال صورتحساب برگشتی

برای ارسال صورت‌حساب برگشتی به منو فاکتور‌های برگشتی مراجعه کرده و فاکتور مورد نظر را انتخاب و میزان تعداد برگشتی را درج و در قسمت ارسال صورتحساب‌ها ارسال کنید.

نکته: مبنادار بودن فاکتورهای برگشتی مهم است و تنها امکان ارسال صورت‌حساب‌های مربوط به فاکتور برگشتی مبنادار وجود دارد.

 

ارسال صورتحساب پیمانکاری به سامانه مودیان هانا

در حال حاضر امکان ارسال صورت حساب پیمانکاری در قالب صورت حساب فروش وجود دارد:

• اولین قدم در تنظیمات سامانه مودیان در زیر سیستم حسابداری، اقدام به نگاشت مفاد پیمانکاری خود در تنظیمات سامانه مودیان است.
• برای این منظور، در صورت داشتن قرار داد با مفاد می‌توانید مفاد خود را از سایت stuffed استخراج کنید؛ سپس در فرم نگاشت سطر به سطر وارد کنید و این مفاد را در فهرست بها در زیر سیستم پیمانکاری به مفادهای مورد نظر خود ارتباط دهید.

در صورت داشتن قرارداد بدون مفاد نیز اطلاعات صورت وضعیت‌های ارسالی از نگاشت اطلاعات کالا یا خدمت خوانده می‌شود. در این مرحله نسبت به ثبت صورت وضعیت خود اقدام کرده و صورت وضعیت‌های خود را از ارسال صورتحساب سامانه مودیان ارسال کنید.

نکات مهم جهت حفظ و نگهداری اطلاعات ارسالی به سامانه مودیان

• لطفاً از بازگردان بک‌آپ به هر دلیلی به قبل از آخرین ارسال صورت‌حساب خودداری فرمایید؛ زیرا بازگردانی بک‌آپ، تنها نرم‌افزار شما را به عقب باز می‌گرداند و هیچ کاری برای صورت حساب‌های قرار گرفته در سامانه مودیان انجام نمی‌دهد و باعث به وجود آمدن خرابی دیتا خواهد شد.
• به دلیل نداشتن ثبات در سامانه مودیان، امکان از دست رفتن دیتای شما بعد از ارسال و قرار نگرفتن در سامانه نیز وجود دارد! لطفاً صورت‌حساب‌های خود را در تعداد کم ارسال کرده و همواره جویای صورت‌حساب‌های خود از سامانه باشید.
• ارسال صورت حساب الکترونیکی به سامانه مودیان از دو دیتای مختلف امکان‌پذیر نیست؛ لطفاً از انجام این مورد جهت حفظ دیتای خود پرهیز کنید.
• ارائه بک‌آپ به افراد دیگر برای ارسال به سامانه مودیان نیز باعث به وجود آمدن خرابی دیتا خواهد شد.
• بعد از گرفتن اولین تست ارتباط موفق، هر گونه ارتباط ناموفق مبنی بر اشکال سامانه در آن بازه زمانی است؛ پس لطفاً مجدداً در زمان دیگری برای تست تلاش کنید و کلیدهای خود را تغییر ندهید.
• در آخر با مراجعه به گزارش ارسال و با کلیک ب رروی گزینه بررسی وضعیت مشخص می‌شود که فاکتور ارسال شده خطا دارد و با خروج از حالت تعلیق می‌توان مشکل را برطرف کرد.

نکته مهم در ارسال صورت حساب الکترونیکی به سامانه مودیان این است که در حال حاضر سامانه، زیرساخت دریافت تمام اطلاعات شما را ندارد و ممکن است در طول استفاده از برنامه هانا با پیغام‌هایی نظیر «صورت‌حساب در حال پردازش است» را دریافت کنید. این پیغام از سمت سامانه است و از سمت هانا امکان تعجیل در بررسی صورت‌حساب شما وجود ندارد.

این روند ممکن است تا 10 روز هم به طول بینجامد. در این مرحله تنها راه، استعلام گرفتن از صورت‌حساب ارسالی خود است تا پاسخ مناسب (ارسال شده، یا خطا در ارسال  به همراه متن خطا) را دریافت کنید. در این صورت ارسال صورت حساب الکترونیکی به سامانه مودیان با موفقیت انجام می‌شود.