روش های کدینگ کالا: 7 روش اصلی + مزایا

به نظر شما استفاده از روش های کدینگ کالا تا چه اندازه می‌تواند انبارداری را ساده‌ کرده و در ایجاد نظم و سازماندهی کالا‌ها کمک کند؟ طبیعتاً دسترسی به نام تمامی‌ محصولات و تعداد آن‌‌ها برای صاحبان کسب‌وکار‌های بزرگ دشوار و در برخی مواقع غیرممکن است که در این شرایط کدگذاری کالا‌ها می‌تواند یک راه‌حل عالی باشد!

در گذشته کدینگ انبار به روش‌های دستی انجام می‌شد؛ اما امروزه این عملیات به کمک نرم افزار‌های حسابداری که ویژه کدگذاری انبار طراحی شد‌ه‌اند به سادگی صورت می‌گیرد؛ اما بنظرتان کدینگ کالا چند روش دارد و اصلاً چگونه انجام می‌شود؟ سخت است یا آسان؟ برای رسیدن به پاسخ تمامی‌ این سؤالات از شما دعوت می‌کنیم که تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.

ماژول انبارداری ابزاری حیاتی جهت مدیریت موجودی کالا، ثبت دقیق ورود و خروج اقلام و بهینه‌سازی فرایند‌های انبار است؛ اما آیا شما از بهترین نرم افزار‌های انبارداری استفاده می‌کنید؟ اگر تا به حال نرم افزاری نتوانسته است رضایت شما را جلب کند، قطعاً نرم افزار حسابداری ‌هانا همان چیزی است که از انتخابش پشیمان نخواهید شد!

این نرم افزار امکان همگام‌سازی با سایر سیستم‌ها را دارد و امکانات فوق‌العاده آن به شما کمک می‌کنند تا کلیه جنبه‌های مالی و انبارداری خود را به صورت هماهنگ مدیریت کنید و حسابی بهره‌وری کسب‌وکارتان را افزایش دهید.

هر نرم افزار حسابداری فروشگاهی به یک سیستم برای مدیریت انبار نیاز دارد و شما می‌توانید سیستم انبارداری تیم هانا سیستم را به این منظور تهیه کنید.

کدینگ انبار چیست و چه اهمیتی دارد؟

مدیریت انبار و انبارداری بدون استفاده از سیستم‌های درست انبارداری چالش‌ها و ریسک‌های بسیاری برای کسب‌وکار‌ها به دنبال دارد. هرگونه خطا می‌تواند به هدررفت کالا و هزینه منجر شود که نتیجه آن از دست رفتن سرمایه و فرصت رشد و چه بسا ایجاد خسارت و کاهش بهره‌وری سازمان است. حال راه‌حل چیست؟

کدینگ کالا یا کدینگ انبار درواقع اختصاص دادن یک کد یا شماره به کالا، محصول یا هر خدمتی است که در محلی انبار شده است. کدگذاری نوعی نام‌گذاری است که در هر بخش از کد می‌توان مشخصاتی را به اختصار قرار داد و به این ترتیب راحت‌تر پروسه سازماندهی را انجام داد.

به طور کلی کد هر کالا در انبار شامل مشخصات و اطلاعات اصلی هر محصول است. این کد به منزله شناسنامه آن کالا خواهد بود که جهت جلوگیری از خواب کالا در انبار، خطا‌های فرایند جانمایی، جمع‌آوری، حواله، ثبت، ورود و خروج، انبارگردانی و… مورد استفاده قرار می‌گیرد.

از روش های کدینگ کالا می‌توان به عنوان عملیات رمزنگاری یاد کرد که به کمک آن‌‌ها اطلاعات بسیاری قابل رهیابی، بررسی و پیگیری هستند. به عبارت ساده‌تر به کمک کدگذاری کلیه اقلام و کالا‌های موجود در انبار به سرعت قابل شناسایی و به‌راحتی قابل تفکیک هستند.

درنهایت استفاده از روش های کدینگ کالا به انجام عملیات بسیاری در حوزه‌های مختلف انبارداری، حسابداری، فروش، تعیین نرخ کالا، امور مالیاتی و… کمک می‌کند.

خوشبختانه امروزه با روی کار آمدن نرم افزار‌های حسابداری، کدگذاری محصولات و کالا‌ها کاری پیچیده و سخت نیست. اگر امنیت، دقت و سرعت برایتان مهم است، نرم افزار حسابداری ‌هانا انتخاب اید‌ه‌آلی برایتان خواهد بود و قابلیت‌هایی فراتر از نیازهای شما را در اختیارتان قرار می‌دهد.

برای آشنایی با انواع نرم افزار BPMS می‌توانید مقاله ما را مطالعه کنید.

هدف کدینگ کالا

اولین و مشخص‌ترین هدف از انجام روش های کدینگ کالا، ایجاد نظم و سازمان‌دهی مشخص در محصولات و کالا‌هایی ‌است که در انبار مستقر می‌‌شوند. انبار محلی برای نگهداری دارایی‌‌های یک سازمان است که قطعاً برای آن سازمان ارزش بسیاری دارند.

هرچقدر انبار یک مجموعه از اقلام بیشتری برخوردار باشد، عملیات کدینگ انبار با دقت و حساسیت بیشتری همراه خواهد بود. ثبت درست موجودی، ارتباط مستقیم با عملیات حسابداری و ترازنامه‌ای و درنهایت امور سرمایه‌ای و مالیات دارد.

یکی از رایج‌ترین شیوه‌های برآورد سرمایه چک کردن موجودی انبار است که این کار به وسیله بررسی کد اقلام موجود در انبار به‌راحتی و با سرعت بالا انجام می‌شود و این عملیات انبارگردانی نام دارد. پروسه انبارگردانی با سیستم‌‌های کدینگ انجام می‌‌شود و به این ترتیب برای هر کالا سبک کدگذاری خاصی صورت می‌‌گیرد و چک کردن و سرشماری به کمک استعلام کد‌های ثبت‌شده قابل انجام است.

مقاله بهترین نرم افزارهای حسابداری شرکتی به شما کمک می‌کند تا بعد از آشنایی با انواع نرم‌افزار شرکتی، بهترین برنامه را بر اساس نیاز خود انتخاب کنید.

مزایای کدینگ کالا

به نظر شما بهره‌گیری از روش های کدینگ کالا چه مزیتی برای کسب‌وکار‌ها دارد؟ استفاده از سیستم کدینگ انبار مزیت‌های قابل توجهی برای عملکرد بهتر یک سازمان به همراه دارد که چند مورد از آن‌‌ها عبارت‌اند از:

ایجاد سیستمی‌ یکپارچه جهت بررسی دقیق موجودی انبار
استانداردسازی کالا به وسیله مقایسه کالا‌های مشابه و حذف کالا و اقلام غیرضروری
امکان ردیابی کالا‌ها و اقلام موجود در انبار
تسهیل و تسریع شناسایی و ارزیابی کالا‌ها
اطلاع دقیق و کامل از موجودی هر نوع کالا در انبار سازمان
صرفه‌جویی در منابع انرژی با استفاده از روش های کدینگ کالا
نظارت مؤثر و دقیق بر موجودی کالا‌های انبار
کاهش نیاز به منابع انسانی جهت انبارگردانی و سرشماری
افزایش دقت و سرعت در انجام عملیات مربوط به امور مالیاتی، حسابداری و خرید
حل مشکل نام‌‌‌های مشابه و چند اسمی‌ بودن کالا‌ها
حذف پرونده‌‌ها و جزوات مرتبط با سرشماری دستی

حال که با اهمیت استفاده از روش های کدینگ کالا آشنا شد‌ه‌اید، باید بپرسیم که چیزی درمورد تأثیر نرم افزار‌های حسابداری در این زمینه می‌دانید؟ ماژول انبارداری در نرم افزار حسابداری ‌هانا ابزاری کارآمد و حرفه‌ای جهت آسان کردن مدیریت انبار و کنترل موجودی به شیو‌های خاص است و درنهایت به هدف ایده‌آل شما یعنی سودآوری و موفقیت ختم می‌شود.

اگر به دنبال پیشی گرفتن از رقبای خود هستید، اصلاً نباید از این نرم افزار غافل شوید؛ زیرا با بهینه‌سازی کلیه عملیات مربوط به انبار سبب بالا رفتن دقت و سرعت در داده‌های ورودی، افزایش بهره‌وری نیروی انسانی و درنتیجه افزایش عملکرد کسب‌وکارتان خواهد شد.

انواع اختصارات در کدینگ کالا

کدگذاری کالا‌های موجود در انبار شاخه‌ای از علم حسابداری محسوب می‌شود و اغلب توسط بخش حسابداری صورت می‌گیرد؛ اما مدیریت انبار نیز می‌‌تواند این روند را پیش ببرد.

کدی که برای کالا انتخاب می‌‌شود شامل اعداد و حروفی است که لزوماً مفهوم و معنای خاصی ندارند؛ اما برای هر کالا منحصربه‌فرد هستند و جهت شناخت و تفکیک انواع کالا‌های انبار و ثبت در نرم‌افزار حسابداری و انبارداری تولید شد‌‌ه‌اند. معمولاً ۳ روش کلی به منظور کدینگ کالا وجود دارد که عبارت‌اند از:

کدگذاری عددی (تنها استفاده از اعداد)
کدگذاری الفبایی (تنها استفاده از حروف)
کدگذاری ترکیبی الفبایی و اعداد

انتخاب هر کدام از روش های کدینگ کالا به مدیریت، وضعیت انبار و کالا‌های آن بستگی دارد. روش ترکیبی معمولاً رایج‌تر از سایر روش‌‌ها است و در مرحله دوم از روش اعداد استفاده می‌‌شود. کدگذاری تنها با استفاده از حروف در تمامی‌ انبار‌ها و شرایط کاربردی نیست.

در هر یک از روش های کدینگ کالا، تعداد حروف و اعدادی که مورد استفاده قرار می‌گیرند ثابت و مشخص هستند و تا حد امکان سعی بر کوتاهی و راحتی تشخیص کد‌ها است.

معرفی روش های کدینگ کالا

کدینگ کالا استاندارد ثابت و جهانی ندارد و بر اساس نیاز و اندازه انبار از ساده‌ترین روش‌ها تا رمزگذاری‌های پیچیده و چندجانبه قابل اجرا است. در کدگذاری کالا‌ها در ابتدا باید اطلاعات کلی کالا مشخص شود که عبارت‌اند از:

نام کالا	کد ملی کالا
مشخصات	بارکد
شماره استاندارد	کد انبار کالا
کد UPC	تعداد کالا

در مرحله بعدی این اطلاعات در پایگاه داده ثبت شده و سپس یک کد اختصاصی برای هر کالا تولید می‌شود. در ادامه به معرفی روش ‌ها و نحوه کدگذاری در انبار خواهیم پرداخت.

روش اول؛ کدینگ ساده با اعداد ترتیبی

معمولاً این مورد از روش های کدینگ کالا در انبار‌های کوچک و محدود مورد استفاده قرار گرفته و در آن شماره‌گذاری طبق زمان ورود کالا به انبار صورت می‌‌گیرد.

روش دوم؛ کدینگ با اعداد اعشاری

در این شیوه کدگذاری یک رشته اعداد به هر کالا اختصاص داده شده که با اعشار از یکدیگر متمایز می‌‌شوند و هر عدد به یک مشخصه خاص از آن کالا مربوط می‌شود.

روش سوم؛ کدینگ اعداد گروهی

مشابه روش اول در این نوع از روش های کدینگ کالا نیز کالا‌ها به ترتیب ورود به انبار کدگذاری می‌‌شوند. تفاوت این دو روش این است که که کالا‌ها به چند دسته تقسیم می‌‌شوند و به اندازه ۳۰ درصد کد اضافه نیز برای هر دسته کالا لحاظ می‌شود.

در این روش کدگذاری کالایی که بعدها وارد انبار می‌‌شود، از کد‌های اضافه‌ای که اختصاص داده شد‌ه‌اند کد مرتبط با دسته‌بندی خود را دریافت می‌‌کند.

روش چهارم؛ کدینگ حروفی

در کدینگ حروفی ترکیبی از اعداد و حروف برای کدگذاری مورد استفاده قرار می‌گیرند که هر حرف و عدد نماینده یک ویژگی و دسته اطلاعات از کالای موردنظر است.

روش پنجم؛ کدینگ مخفی

کدینگ مخفی از دیگر روش های کدینگ کالا است که در انبار‌های خاص از آن استفاده می‌شود. کد‌هایی که برای کالا‌ها اختصاص داده می‌‌شوند، به گونه‌ای هستند که شناسایی ویژگی‌‌ها و رمزگشایی آن‌ها به آسانی ممکن نیست و لازم است تا از راهنما جهت دریافت و درک هریک از اختصارات کد استفاده شود.

روش ششم؛ کدینگ نیمونیک

در روش نیمونیک از اول حروف هر کالا جهت کدینگ آن استفاده می‌‌شود. این نوع از روش های کدینگ کالا چندان قابل اطمینان و رایج نیست؛ زیرا امکان دارد که کالا‌هایی که نامشان با یک حرف مشترک شروع می‌‌شود؛ اما هویت و ویژگی‌‌های متفاوتی دارند، بعد از کدگذاری با یکدیگر اشتباه گرفته شوند و محاسبات انبار را دچار مشکل کنند.

روش هفتم؛ کدینگ ویژه

کدینگ ویژه، از بهترین و کاربردی‌ترین روش های کدینگ کالا است که در کارخانه‌‌ها و انبار‌های بزرگ کاربرد دارد. این روش کاملاً به سازمان بستگی دارد و طبق شرایط و نیاز‌های آن انجام می‌‌شود. به طور معمول یک رشته از اعداد نتیجه این روش است که کلیه اطلاعات یک کالا را در خود دارد.

این عدد نیاز به راهنما جهت رمزگشایی دارد و به آسانی قابل درک نیست. مهم‌ترین اقداماتی که در روش کدینگ ویژه صورت می‌گیرند عبارت‌اند از:

صورت‌برداری از تمام موجودی انبار و پیش‌بینی احتمال افزایش یا کاهش کالا
دسته‌بندی کالا‌ها و ثبت کامل خصوصیات هر کالا یا هر دسته از کالا
انجام عملیات اختصاص‌دهی کد
درج کد روی هر محصول و تدوین راهنمای رمزگشایی برای کد‌های ایجادشده
آموزش رمزگشایی (به آن دسته از کارکنانی که با کالا‌های انبار سروکار دارند آموزش‌های لازم داده می‌شود)

شما می‌توانید جهت اقدام از طریق هریک از روش های کدینگ کالا از نرم افزار حسابداری انبارداری ‌هانا استفاده کرده و در وقت و هزینه‌‌هایتان صرفه‌جویی کنید. با وجود این نرم افزار دیگر نیازی به تنظیم دستی کد‌ها نیست و کدینگ کالا‌ها به صورت خودکار و با دقت و سرعت بالا صورت می‌گیرد.

اگر دلتان می‌خواهد بیشتر درمورد زیرسیستم انبارداری نرم افزار حسابداری ‌هانا بدانید و با نحوه کار با این نرم افزار آشنا شوید، می‌توانید همین حالا از طریق راه‌های ارتباطی درج‌شده با ما در ارتباط باشید.

نمونه کدینگ کالا در انبار

برای اینکه درک بهتری از روش های کدینگ کالا داشته باشید، قصد داریم در این قسمت برایتان مثال بزنیم. فرض کنید که برای انبار یک شرکت تولیدی اقدام به کدگذاری کرد‌ه‌اید. طول کد ۷ کاراکتر و تنها از نوع عددی است. قسمت اول شامل ۲ کاراکتر و نوع گروه آن کالا است.

قسمت دوم با ۳ کاراکتر و مشخص‌کننده زیرگروه‌‌های موجود برای کالای اول است. بخش سوم هم شامل ۳ کاراکتر عددی است و شماره سریال کالا در آن ثبت می‌‌شود. به این ترتیب گروه کالا‌ها با استفاده از این کد‌ها در سیستم تعریف شد‌ه‌اند:

مواد خام: ۰۱
محصول نیمه‌ساخته: ۰۲
محصول نهایی: ۰۳
ابزارآلات: ۰۴
ماشین‌آلات: ۰۵
تجهیزات سنگین: ۰۸
ملزومات اداری مصرفی: ۰۶
قطعات یدکی: ۰۷

در صورتی که کالای موردنظر در انبار از مواد خام باشد کد آن با ۰۱ آغاز می‌‌شود. در ادامه دسته‌بندی کدگذاری مواد خام نیز به صورت زیر خواهد بود:

مواد پلی اتیلنی: ۰۱
پروفیل ساختمانی: ۰۲
پروفیل صنعتی: ۰۳
پروفیل گالوانیزه: ۰۴
مواد آلیاژی: ۰۵

چنانچه کالا از مواد آلیاژی باشد، کد آن تا این مرحله به شکل ۰۱۰۵ خواهد بود. سه کاراکتر بعدی مربوط به سریال کالا است که یک عدد سه رقمی‌ در نظر گرفته شده است و چنانچه سری اول کالای واردشده به انبار باشد، کد نهایی آن ۰۱۰۵۰۰۱ می‌‌شود.

از هر یک از روش های کدینگ کالا که استفاده شود، حتماً راهنما و دستورالعملی جهت تشخیص و خواندن مشخصات کالا وجود خواهد داشت.

نرم افزار حسابداری ‌هانا؛ انتخاب کسب‌وکار‌های حرفه‌ای

فرقی نمی‌کند صاحب یک کسب‌وکار بزرگ و باسابقه باشید یا نوپا، به هرحال اگر با امور انبارداری سروکار داشته باشید، قطعاً به وجود یک نرم افزار حسابداری کارآمد، امن و منطبق بر جدیدترین تکنولوژی‌‌های روز حسابداری نیاز خواهید داشت که آن هم چیزی نیست جز نرم افزار حسابداری ‌هانا!

اگر در سازمان خود به‌ویژه در موضوعات مربوط به موجودی، کدینگ کالا و انبارداری با چالش‌های مختلف دست و پنجه نرم می‌کنید، ماژول انبارداری ‌هانا سیستم پاسخگوی تمامی‌ مشکلات مربوط به این قسمت از زنجیره تأمین خواهد بود و شما قادر خواهید بود با اطمینان بیشتری برای رسیدن به اهداف آتی خود قدم بردارید.

تیم تخصصی ‌هانا سیستم هرآنچه از یک نرم افزار حسابداری و انبارداری نیاز دارید را در این سیستم طراحی کرده است و با انتخاب ‌هانا دیگر نیاز نیست دغدغه‌ای از بابت به‌روزرسانی نرم افزار، نحوه کار با آن و ارتباط با تیم پشتیبانی و پاسخگویی سریع مجموعه داشته باشید؛ زیرا ما از صفر تا صد مسیر مدیریت مالی صادقانه همراهتان خواهیم بود.

سخن پایانی

علم کدگذاری در رشته حسابداری ابزاری کارآمد و دقیق است که می‌تواند مدیریت موجودی و سازماندهی کالا‌ها را بسیار راحت‌تر کرده و سیستمی‌ یکپارچه جهت بررسی دقیق اطلاعات موجودی انبار فراهم کند. روش های کدینگ کالا بسیار متنوع هستند و شما می‌توانید بنا به صلاحدید خود و با شناخت کافی از آن‌ها استفاده کنید.

سؤالات متداول

۱. روش های کدینگ کالا چیست؟

کدینگ اعداد گروهی، کدینگ ساده با اعداد ترتیبی، کدینگ حروفی، کدینگ نیمونیک، کدینگ با اعداد اعشاری و…

۲. آیا کدگذاری کالا با استفاده از نرم افزار حسابداری انجام می‌شود؟

بله شما می‌توانید در این زمینه از نرم افزار حسابداری ‌هانا استفاده کنید و به بهترین نحو به مدیریت انبار بپردازید.

۳. بهترین روش های کدینگ کالا برای کارخانه‌‌ها و انبار‌های بزرگ کدام‌اند؟

کدینگ ویژه بهترین و کاربردی‌ترین روش کدگذاری برای انبار‌های بزرگ است.

به دلیل اهمیت و حساسیت در ارائه اطلاعات حسابداری، تمامی مطالب هانا سیستم توسط تیم تولید محتوا با تایید نهایی کارشناسان ارشد منتشر می‌شود. هانا سیستم خود را مسئول ارائه اطلاعات جامع، دقیق و درست در حوزه حسابداری می‌داند و در این مسیر از هیچ تلاشی دریغ نمی‌کند.