نرم افزار ثبت فاکتور چیست؟ ویژگی‌ها | بهترین نرم‌افزار ۱۴۰۴

نرم افزار ثبت فاکتور چیست؟ احتمالاً قصد دارید با استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری حرفه‌ای از دردسر‌های ثبت دستی فاکتور‌ها ،کاغذبازی‌‌ها و اشتبا‌هات محاسباتی نجات پیدا کنید و حساب‌وکتاب خود را سر و سامان بدهید! اما سؤال اینجاست که بهترین نرم افزار ثبت فاکتور چیست و چه ویژگی‌‌هایی دارد؟ آیا واقعاً کمک‌کننده است؟ برای رسیدن به جواب این سؤالات در ادامه همراه ما باشید.

نرم‌افزار ثبت فاکتور ‌هانا با امکان صدور سریع و دقیق فاکتور‌ها، گزارش‌گیری، ذخیره اطلاعات فاکتور‌ها و پشتیبانی قوی همه آن چیزی که برای نظم مالی کسب‌وکارتان نیاز دارید. جهت کسب اطلاعات بیشتر درمورد شریط خرید و قیمت محصولات ‌هانا سیستم با ما تماس حاصل کنید.

اگر می‌خواهید از استفاده از نرم‌افزار‌های حسابداری بهترین نتیجه را بگیرید و حرفه‌ای عمل کنید، به شما پیشنهاد می‌کنیم حتماً سری به مطلب «چالش های استفاده از نرم افزار حسابداری» بزنید.

نرم افزار ثبت فاکتور چیست؟

در ابتدا قصد داریم به این سؤال رایج پاسخ دهیم که نرم‌افزار ثبت فاکتور یا نرم افزار فاکتور فروش چیست؟ نرم افزار فاکتور ساز یک ابزار محاسباتی و مدیریتی دقیق است که به شما امکان مدیریت امور مالی، صدور فاکتور‌های خرید و فروش و تسهیل فرایند حسابداری، فروش و فاکتوردهی را می‌دهد.

به طور کلی کسب‌وکار‌های مختلف از این نرم‌افزار‌ها به‌منظور صدور فاکتور‌ها، پیگیری وضعیت مالی، مدیریت مشتریان، گزارش‌گیری و سایر امور مربوط به مالیات و حسابداری استفاده می‌کنند. بعد از اینکه به پاسخ سؤال «نرم افزار ثبت فاکتور چیست» رسیدید، لازم است با ویژگی‌‌ها و مزایای این نرم‌افزار‌ها آشنا شوید.

با توجه به پیچیدگی و حساسیت شغل حسابداری، اگر حسابدار هستید یا می‌خواهید یک حسابدار برای کسب‌وکارتان استخدام کنید، پیشنهاد می‌کنیم حتماً به مطلب «حسابدار چه وظایفی دارد؟» مراجعه کنید.

مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار ثبت فاکتور چیست؟

در این بخش قصد داریم به شما بگوییم که یک نرم‌افزار ثبت فاکتور خوب و کارآمد باید چه ویژگی‌‌‌های داشته باشد تا بتواند به مدیریت مالی شما کمک کند.

امکان ثبت سریع فاکتور

سرعت در ثبت فاکتور بسیار مهم است و نرم‌افزاری که به این منظور استفاده می‌کنید باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که بتواند در سریع‌ترین زمان ممکن فاکتور را صادر کند. این موضوع به‌خصوص در زمان‌ شلوغی مغازه‌‌ها و فروشگاه‌‌ها حیاتی است.

امکان چاپ فاکتور

یک نرم‌افزار ثبت فاکتور خوب باید از امکان چاپ فاکتور به شکل حرفه‌ای و با فرمت‌‌‌های استاندارد برخوردار باشد. این ویژگی حس اعتماد و اطمینان بیشتری به مشتریان شما می‌‌دهد.

طراحی ساده و کاربرپسند

پاسخ دیگر ما به اینکه ویژگی‌‌های مهم نرم افزار ثبت فاکتور چیست، طراحی ساده و شفاف نرم‌افزار است. کسب‌وکار‌ها زمان زیادی جهت یادگیری کار با نرم‌افزار‌های پیچیده ندارند؛ بنابراین، یک نرم‌افزار ثبت فاکتور باید از محیطی ساده و قابل‌فهم برخوردار باشد تا کاربران بتوانند به‌راحتی با آن ارتباط برقرار کرده و کار کنند.

قابلیت ذخیره و بازیابی اطلاعات

در روش سنتی و دستی ثبت فاکتور، امکان دارد فاکتور‌های مختلف فراموش یا گم شوند؛ زیرا مکان ثابتی برای نگهداری از آن‌‌ها وجود ندارد؛ اما با یک نرم‌افزار حسابداری ثبت فاکتور، همه فاکتور‌ها در حافظه نگهداری می‌شوند.

با توجه به اینکه ذخیره‌‌سازی اطلاعات فاکتور‌ها و بازیابی آن‌‌‌ها در آینده بسیار حائز اهمیت است، این ویژگی به شما کمک می‌‌کند تا بتوانید سریع و آسان به فاکتور‌های قبلی حتی قدیمی‌‌ترین‌‌ها دسترسی داشته باشید.

امکان اتصال به سایر بخش‌‌های نرم‌افزار حسابداری

در این بخش از بررسی اینکه نرم افزار ثبت فاکتور چیست و چه ویژگی‌‌هایی دارد باید خاطر نشان کنیم که اگر برنامه ثبت فاکتور بتواند به سایر بخش‌‌های نرم‌افزار حسابداری از جمله موجودی کالا، فروش و خرید متصل شود، کار را برای شما بسیار راحت‌تر می‌‌کند.

مزایای نرم افزار ثبت فاکتور چیست؟

حال که متوجه شدید نرم افزار ثبت فاکتور چیست و چه ویژگی‌‌هایی دارد، احتمالاً دلتان می‌خواهد بدانید کاربرد و مزیت دقیق این نرم‌افزار‌ها برای کسب‌وکار‌ها چیست؟ در ادامه به معرفی مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم افزار فاکتور فروش خواهیم پرداخت.

افزایش دقت و کاهش خطا‌ها

از آنجایی که هرچه فاکتور‌ها با دقت بیشتری صادر شوند، حساب‌وکتاب کسب‌وکار شما هم بدون خطا و دقیق‌تر خواهد بود می‌توان گفت این نرم‌افزار‌ها، دقت در محاسبات مالی شما را تضمین می‌‌کنند؛ زیرا نرم افزار صدور فاکتور در سازمان محاسبه مبلغ نهایی فاکتور همراه با میزان تخفیف یا مالیات را به شکل خودکار انجام می‌‌دهد؛ بنابراین دیگر خطای انسانی در این محاسبات معنایی ندارد و کار با دقت بیشتری انجام می‌شود.

ثبت مداوم فاکتور‌های نادرست به اتلاف وقت، تأخیر در پرداخت یا دریافت مبلغ و حتی پشیمان شدن مشتریان از خرید و از دست دادن سود و درآمد شما منجر می‌‌شود؛ در حالی‌ که با یک نرم‌افزار ثبت و صدور فاکتور مناسب می‌توانید فاکتور‌های حرفه‎ای و رسمی‌ و تمام معاملاتتان را به درستی ثبت کرده، از اشتبا‌هات جلوگیری کنید و نظم مالی دقیقی داشته باشید.

صرفه‌جویی در زمان

حتماً برایتان پیش آمده است که متوجه یک اشتباه در فاکتور شوید و مجبور باشید جهت اصلاح، محاسبه دوباره و بازصدور آن فاکتور وقت زیادی را صرف کنید. خوشبختانه به کمک نرم‌افزار‌های ثبت فاکتور، خطایی رخ نمی‌دهد که بخواهید زمانی را برای اصلاح آن اختصاص بدهید.

حتی اگر اشتباهی اتفاق بیفتد، با چند کلیک ساده و در سریع‌ترین زمان برطرف می‌‌شود؛ یعنی شما به‌جای اینکه وقت ارزشمندتان را صرف مرور چندباره یک فاکتور، یافتن مشکل و رفع آن کنید، می‌توانید برای فروش بیشتر و موفقیت کسب‌وکارتان برنامه‌ریزی کنید.

بنابراین یکی از جواب‌های ما به اینکه مزیت نرم افزار ثبت فاکتور چیست، صرفه‌جویی در زمان است؛ زیرا علاوه بر موارد گفته‌شده، این نرم‌افزار کمکتان می‌‌کند تا فاکتور‌ها را پیگیری کرده، سررسید‌های پرداختی را منظم ثبت کنید و یادآوری می‌‌کند تا پرداخت‌‌ها را فراموش نکنید.

پیگیری پرداخت‌‌ها و دریافت‌‌ها

همیشه تمامی‌ دریافت‌‌ها و پرداخت‌‌ها نقدی نیستند؛ بلکه نسیه و چک نیز در کسب‌وکار‌های مختلف رایج هستند. راه‌حل شما برای پیگیری این دسته از پرداختی‌‌ها چیست؟ ما یک پیشنهاد عالی برایتان داریم!

نرم‌افزار‌های ثبت فاکتور به کسب‌وکار‌ها در پیگیری وضعیت پرداخت‌‌ها و بررسی عملکرد مالی کمک می‌‌کنند. درواقع هنگامی‌ که بدانید چقدر پرداخت نقدی داشته‌اید و وضعیت پرداخت‌‌های چک و نسیه‌ای به چه صورت است، می‌توانید بسیار بهتر از قبل عمل کنید.

پس اگر بپرسید مهم‌ترین امکانات نرم‌افزار چاپ فاکتور چیست، قطعاً یکی از پاسخ‌‌های متخصصان قابلیت پیگیری دریافت‌‌ها و پرداخت‌‌ها است؛ زیرا در این صورت می‌توانید:

• دقیق‌ترین برنامه مالی خود را تعیین کنید و تصمیمات هوشمندانه‌تری بگیرید.
• از اتلاف درآمد جلوگیری کنید.
• مطمئن شوید که جهت پرداخت مالیات با مشکل روبرو نخواهید شد.

شخصی‌سازی نرم‌افزار

فکر می‌کنید فایده شخصی‌سازی نرم افزار ثبت فاکتور چیست؟ به کمک این نرم‌افزار‌ها، شما می‌توانید فاکتور‌های سفارشی بسازید و اطلاعاتی که فکر می‌‌کنید لازم و واجب هستند را در آن‌‌ها درج کنید یا در کنار این اطلاعات، گزینه‌‌هایی اضافه کنید که به تبلیغات کسب‌وکارتان کمک می‌‌کنند.

برای مثال آدرس مغازه یا شماره‌تلفن خودتان را بنویسید تا اطمینان حاصل کنید که مشتریان هیچ وقت شما را گم نمی‌‌کنند و به‌منظور خرید دوباره، سریعاً شما را پیدا خواهند کرد. حتی این امکان را دارید که لوگوی برند خود را به فاکتور بیفزایید تا ظاهری حرفه‌ای‌تر داشته باشید.

تجزیه و تحلیل اطلاعات

پس از ثبت فاکتور‌های خرید و فروش، این نرم‌افزارها گزارشات مالی متنوعی را در اختیار شما قرار می‌دهند که با تجزیه و تحلیل آن‎‌ها، نگاه آگا‌هانه‌تری نسبت به وضعیت مالی بیزینس خود پیدا خواهید کرد و برای آینده، تصمیمات بهتر و سودآورتری خواهید گرفت.

از جمله این گزارشات باید به گزارش میزان خرید و فروش، گزارش میزان هزینه، گزارش سود و زیان، گزارش بیشترین کالای خریداری‌شده یا فروخته‌شده و… اشاره کنیم.

بهبود رضایت مشتری

به نظر شما در موضوع افزایش رضایت مشتریان نقش نرم افزار ثبت فاکتور چیست؟ از آنجایی که فاکتور‌ها در ارتباط مؤثر شما با مشتریان نقش دارند، این نرم‌افزار‌ها با صدور فاکتور مناسب می‌توانند کار مشتری را سریع‌تر راه بیندازند و رضایت وی را جلب کنند که در این صورت مشتریان همیشگی شما افزایش پیدا می‌کنند.

اگر برای خرید نرم‌افزار حسابداری که از قابلیت ثبت و صدور فاکتور برخوردار باشد، نیاز به مشاوره تخصصی دارید، همین حالا با ‌هانا سیستم تماس بگیرید.

وجود قابلیت ثبت فاکتور در نرم‌افزار حسابداری چه مزیتی دارد؟

بعد از اینکه بررسی کردیم نرم افزار ثبت فاکتور چیست و چه کاربردی دارد، وقت آن رسیده است که بدانید وجود قابلیت ثبت و صدور فاکتور در نرم‌افزار‌های حسابداری با مزایای زیر همراه است:

• یکپارچه‌ کردن اطلاعات: زمانی که قابلیت ثبت فاکتور در نرم‌افزار حسابداری وجود داشته باشد، کلیه اطلاعات مالی شما در یک سیستم واحد جمع می‌شوند و این موضوع باعث می‌‌شود تا مدیریت مالی کسب‌وکارتان ساده‌تر و دقیق‌تر پیش برود.
• کاهش هزینه‌‌‌ها: استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری که دارای ماژول ثبت فاکتور است، سبب می‌‌شود تا دیگر نیازی به خرید نرم‌افزار‌های جداگانه نداشته باشید و در هزینه‌‌هایتان صرفه‌جویی کنید.
• گزارش‌‌گیری آسان: در این بخش از مبحث نرم افزار ثبت فاکتور چیست باید بدانید با وجود قابلیت ثبت فاکتور شما قادر خواهید بود به آسانی از اطلاعات مالی خود گزارش تهیه کنید و این گزارشات می‌‌توانند در تصمیم‌‌گیری‌‌های بهتر مالی به شما کمک ویژ‌ه‌ای کنند.

نکات مهم در انتخاب نرم‌افزار ثبت فاکتور

حال که به جواب سؤال نرم افزار ثبت فاکتور چیست یا چه ویژگی‌‌هایی دارد رسید‌ه‌اید، احتمالاً می‌خواهید یک نرم‌افزار مناسب انتخاب کنید که پاسخگوی همه نیاز‌هایتان باشد. نگران نباشید! با راهنمای زیر شما می‌توانید بهترین و مناسب‌ترین نرم‌افزار ثبت و صدور فاکتور را برای کسب‌وکارتان تهیه کنید.

1.  نیاز‌های خود را بشناسید

در ابتدا از خود بپرسید چه نیاز‌هایی دارید، انتظارتان از یک نرم افزار ثبت فاکتور چیست و می‌خواهید دقیقاً چه کار‌هایی برایتان انجام دهد. سپس لیستی از این نیاز‌ها را تهیه کرده و به کمک آن، قابلیت‌‌ها و ویژگی‌‌هایی را مشخص کنید که باید نرم‌افزار موردنظر داشته باشد. جهت شناسایی نیاز‌هایتان، پیشنهاد می‌کنیم به چند سؤال زیر پاسخ بدهید:

• چه نوع کسب‌وکاری دارید؟
• از چه روش‌‌های پرداخت و دریافتی استفاده می‌‌کنید؟
• به نرم‌افزار‌های آفلاین نیاز دارید یا آنلاین؟
• دسترسی به نرم‌افزار تا چه اندازه برایتان اهمیت دارد؟
• با چه دستگاهی می‌‌خواهید با این نرم‌افزار کار کنید؟
• آیا قرار است فاکتور‌های مختلف را چاپ کنید؟
• به شخصی‌سازی فاکتور‌ها نیاز دارید؟
• به چه نوع فاکتور‌هایی احتیاج دارید؟
• آیا نیاز دارید نرم‌افزار به ابزار‌های مختلف دیگر همچون کارت‌خوان متصل شود؟

2. به ویژگی‌‌های نرم‌افزار توجه کنید

بعد از اینکه فهرست را تهیه کردید، لازم است گزینه‌‌هایی که در آن هستند را با خصوصیات و قابلیت‌‌های نرم‌افزار‌های موجود در بازار مطابقت بدهید؛ زیرا نرم‌افزار‌های مختلف، دارای ویژگی‌‌های متفاوتی هستند و انتخاب گزینه‌ای متناسب با نیاز‌های کسب‌وکار شما بسیار ضروری است؛ پس حتماً با دقت اطلاعات هر نرم‌افزار را مطالعه کنید.

شاید بپرسید ویژگی‌های مهم نرم افزار ثبت فاکتور چیست و به چه مواردی باید دقت کنید. به طور کلی علاوه بر مواردی که پیش‌تر اشاره کردیم، سایر ویژگی‌‌های مهم نرم‌افزار‌های ثبت فاکتور عبارت‌اند از:

• امکان شخصی‌سازی و سفارشی‌سازی فاکتور
• تهیه گزارشات مختلف و صورتحساب‌‌های دور‌ه‌ای
• پشتیبانی از ارز‌های مختلف
• تعیین تخفیف و مالیات
• ایجاد صف مشتری برای روز‌های شلوغ
• اتصال به ابزار‌های مختلف همچون بارکدخوان یا کارت‌خوان
• روش‌‌های مختلف پرداخت و دریافت هزینه

3. راحتی کار با نرم‌افزار را بسنجید

 هنگام انتخاب نرم‌افزار، حتماً به‌راحتی کار با آن توجه کرده و نرم‌افزاری را تهیه کنید که به‌سرعت کار کردن با آن را یاد بگیرید و بتوانید به دیگران هم آموزش بدهید. حواستان به دانش حسابداری هم باشد و نرم‌افزاری را انتخاب کنید که کار با آن، نیازی به دانش حسابداری نداشته باشد.

4. حتماً قیمت‌‌ها را مقایسه کنید

نظرتان درمورد قیمت نرم افزار ثبت فاکتور چیست و چه بودجه‌ای در نظر دارید؟ توجه داشته باشید که مقایسه قیمت نرم‌افزار‌ها با یکدیگر و بررسی تناسب آن با بودجه شما بسیار مهم است. حتماً نرم‌افزاری را انتخاب کنید که در عین قیمت مناسب، نیاز‌هایتان را برطرف کند و امکانات مدنظرتان را داشته باشد.

5. از پشتیبانی نرم‌افزار غافل نشوید

اگر در استفاده از نرم‌افزار دچار مشکل شوید و پشتیبانی قدرتمندی در اختیار نداشته باشید، چطور می‌‌خواهید مشکلاتتان را برطرف کنید؟ پس نباید از این نکته غافل شد که پشتیبانی خوب و باکیفیت نرم‌افزار ثبت فاکتور یکی از واجبات است.

پس نرم‌افزاری را انتخاب کنید که راه‌‌های پشتیبانی متعددی همچون تلفنی، حضوری، چت آنلاین، ایمیل و… را برای مشتریان خود در نظر گرفته است. اگر تیم پشتیبانی، آموزش رایگان نیز داشته باشد که نور علاء نور است!

نرم‌افزار ثبت فاکتور ‌هانا؛ سرعت و دقت در یک کلیک!

حالا که متوجه شده‌اید نرم افزار ثبت فاکتور چیست و استفاده از آن تا چه اندازه مهم است، ‌هانا سیستم پیشنهادات جذابی برایتان دارد؟ اگر به دنبال مدیریت دقیق هزینه‌‌ها و درآمد‌ها و کاهش هزینه های سازمان با نرم‌افزار حسابداری هستید، نرم‌افزار ثبت فاکتور ‌هانا پاسخی دقیق به تمام نیاز‌های شماست و با محیطی کاربرپسند، امکان سفارشی‌سازی، گزارشات کاربردی برای تصمیم‌گیری بهتر و سرعت و دقت بالا مدیریت مالی کسب‌وکار شما را متحول خواهد کرد.

با وجود نرم‌افزار ثبت فاکتور ‌هانا دیگر نیازی نیست نگران اشتباه در حساب‌وکتاب‌ها، فاکتور‌های گم‌شده یا فراموش کردن پرداخت‌ها باشید؛ زیرا این نرم‌افزار با عملکرد دقیق و حرفه‌ای خود و کاهش خطای انسانی فقط در چند ثانیه فاکتور‌ها را صادر می‌کند و برای کسب‌وکار‌های کوچک و بزرگ یک انتخاب مطمئن است.

کلیه نرم‌افزار‌های ‌هانا سیستم از به‌روزرسانی‌‌های منظم، امکانات مختلف و کاربردی، استفاده راحت، نسخه دمو (رایگان)، امنیت بالا و امکان شخصی‌سازی برخوردار هستند و شما بعد از خرید هم تنها نیستید و تیم پشتیبانی و آموزش ما هرلحظه همراهتان خواهد بود؛ پس همین حالا با ما تماس بگیرید و لذت مدیریت هوشمند را تجربه کنید!

کلام پایانی

در جواب اینکه نرم افزار ثبت فاکتور چیست باید بگوییم اگر به دنبال یک ابزار حرفه‌ای، سریع و هوشمند برای مدیریت صورتحساب‌ها و صدور فاکتور‌های خرید، فروش و… هستید، نرم‌افزار‌های ثبت فاکتور می‌توانند به شما کمک کنند.

این نرم‌افزار‌ها با قابلیت‌های بی‌نظیری که دارند کار شما را بسیار راحت‌تر از قبل خواهند کرد. ما در این مطلب به طور کامل به پاسخ اینکه نرم افزار ثبت فاکتور چیست و چه ویژگی‌‌ها یا مزایایی دارد پرداختیم.

سؤالات متداول

۱. آیا برنامه ثبت فاکتور می‌تواند فاکتور را به صورت خودکار صادر کند؟

بله اغلب این نرم‌افزار‌ها از سیستم خودکار صدور فاکتور برخوردار هستند و به‌راحتی و در کم‌ترین زمان فاکتور‌ها را صادر می‌کنند.

۲. مزیت استفاده از نرم افزار ثبت فاکتور چیست؟

صرفه‌جویی در زمان، کاهش خطا‌های انسانی، مدیریت مالی بهتر، جلب رضایت مشتریان و.. از اصلی‌ترین مزایای نرم‌افزار‌های ثبت فاکتور هستند.

۳. آیا استفاده از نرم‌افزار ثبت فاکتور ‌هانا نیاز به تخصص دارد؟

خیر این نرم‌افزار با رابط کاربری ساده، بدون نیاز به دانش تخصصی قابل‌استفاده است.